Защита работодателя при действиях ICE на рабочем месте

Сначала определить стадию исполнения и правовой орган

Работодатель должен получить и сохранить копии каждого уведомления, повестки, ордера, требования, расписки, описи, визитной карточки, конверта, письма и иного сообщения. Следует зафиксировать, когда, кому и каким способом вручили документы, кто присутствовал, какие материалы запрашивали или изъяли и что сообщили должностные лица.

Ответ зависит от того, запрашивает ли правительство предоставления форм I-9, другие записи о занятости, интервью, согласие на въезд, исполнение судебного ордера на обыск, административные аресты или доказательства по гражданскому или уголовному делу.

Немедленно выдать контролируемый план сохранения.

Потенциально релевантные бумажные и электронные записи могут включать в себя формы I-9, вложения, истории аудита, платежные ведомости, записи о персонале, файлы найма, данные электронной проверки, электронные письма, сообщения, политики, обучение, записи поставщиков, контракты, записи с камер, журналы доступа, расписания и управленческие коммуникации.

Обычное удаление, измельчение, автоматическое удаление, замена устройства, закрытие счета или неформальная очистка должны быть приостановлены, если это необходимо. Сохранение должно быть точным и целенаправленным, а не паническим сбросом данных, который разрушает непрерывность бизнеса.

Форма I-9 инспекция требует организованного производства и анализа записей.

Работодатель должен определить объем, период, местонахождение, субъекты, численность работников, запрашиваемые вспомогательные документы, формат производства, срок и целесообразность уточнения или запроса на продление.

Адвокат может разграничивать недостающие формы, технические или процедурные вопросы, вопросы проверки по существу, вопросы хранения, вопросы корпоративного характера и записи вне запроса. Поправки, когда они законны и уместны, должны быть прозрачными, датированными, относимыми к делу и никогда не задним числом.

Ордер на обыск или эксплуатация рабочего места требует контроля уровня сайта без препятствий.

Назначенное руководство должно связаться с адвокатом, изучить ордер, определить помещения и предметы, которые были охвачены, сохранить копию, сопровождать сотрудников, где это разрешено, записывать обыскиваемые районы и захваченное имущество, защищать привилегированные материалы в рамках доступного процесса и поддерживать безопасность сотрудников и общественности.

Работникам не следует давать указания лгать, убегать, прятаться, уничтожать доказательства или вмешиваться. При этом работодатель не должен случайно расширять поиск, добровольно запрашивать записи или делать несогласованные заявления без понимания юридических полномочий и риска.

Внутренние, клиентские и публичные коммуникации должны быть точными

Не следует обещать статус, освобождение, protection или outcome. Management коммуникации должны сохранять факты, privilege и continuity, а media реакция не должен спекулировать или раскрывать personnel data.

Вопросы на рабочем месте могут создавать параллельные гражданские, уголовные, трудовые и дискриминационные риски.

То же самое событие может включать в себя штрафы по форме I-9, предполагаемую сознательную занятость, мошенничество с документами, ложные заявления, обвинения в укрывательстве или торговле людьми, вопросы заработной платы и часа, эксплуатацию работников, возмездие, дискриминацию, лицензирование, контракты и прерывание бизнеса.

Работодатель должен избегать чрезмерного документирования некоторых работников или требовать ненужных документов на основе гражданства, национального происхождения, акцента, внешнего вида или предполагаемого статуса.

Уведомление о намерении оштрафовать или предъявить обвинение требует процедурного плана защиты.

Работодатель должен пересмотреть службу, сроки, предполагаемые нарушения, количество сотрудников, версии форм, сроки удержания, историю исправлений, добросовестные доказательства, размер бизнеса, серьезность, факты о рабочей силе, предыдущую историю и расчеты правительства.

Урегулирование, административные слушания, смягчение последствий и стратегия судебных разбирательств зависят от обвинения и протокола.

Преемственность бизнеса и соблюдение требований в будущем должны осуществляться параллельно с защитой.

Работодателю может потребоваться законный план по укомплектованию штатов, заработной плате, обязательствам клиентов, доступу к изъятым системам, восстановлению записей из законных источников, уведомлению страховщика или кредитора, лицензированию, непрерывности поставщиков и поддержке сотрудников.

После немедленного реагирования компания должна выявить коренные причины в процессе найма, децентрализованного найма, хранения, проверки, дистанционного обследования, приобретения, использования подрядчика, обучения, эскалации и надзора за управлением без ущерба для защиты или изменения доказательств ненадлежащим образом.