Darbdavio atsakas į federalinės teisėsaugos veiksmus

Darbdavių gynyba per ICE imigracijos patikrinimus darbo vietoje

Notice of Inspection, administracinis šaukimas pateikti dokumentus, civilinis tyrimas, teisminis kratos orderis, pareigūnų operacija darbo vietoje, darbuotojo suėmimas ir baudžiamasis tyrimas reikalauja skirtingo atsako. Darbdaviai turi išsaugoti įrašus, nustatyti atsakingus asmenis, valdyti komunikaciją, saugoti teisines paslaptis, planuoti veiklos tęstinumą ir atskirai įvertinti I-9, darbo santykių, diskriminacijos, darbuotojų bei imigracijos interesus.

Prašyti skubaus darbdavio bylos įvertinimo I-9 atitikties peržiūra

Ką darbdavys turėtų daryti, kai ICE atvyksta į darbo vietą arba įteikia pranešimą?

Nustatykite pareigūnus ir instituciją, perskaitykite dokumentą, atskirkite pranešimą apie patikrinimą, subpoena, teismo orderį, prašymą duoti sutikimą ar kitą procesą, išsaugokite visus susijusius įrašus, susisiekite su advokatu ir nukreipkite komunikaciją per paskirtą vadovą. Nenaikinkite dokumentų, neįrašykite atgalinių datų, neatlikite masinių nekontroliuojamų taisymų, neinstruktuokite darbuotojų meluoti ir netrukdykite pareigūnams. Be teisinio įvertinimo nesutikite su veiksmais, viršijančiais turimus įgaliojimus, ir nemanykite, kad visi institucijų prašymai suteikia tokias pačias teises.

Šiame puslapyje

Pirmiausia nustatykite ICE veiksmų stadiją ir teisinį pagrindą

Darbdavys turėtų gauti ir išsaugoti kiekvieną pranešimą, šaukimą, orderį, reikalavimą, kvitą, paimtų daiktų sąrašą, pareigūno kortelę, voką, el. laišką ir bendravimo įrašą. Užrašykite, kada ir kaip dokumentai įteikti, kas dalyvavo, kas prašyta, kas paimta ir ką pareigūnai nurodė.

Atsakas priklauso nuo to, ar valstybė reikalauja pateikti I-9 formas, kitus darbo dokumentus, apklausų, sutikimo patekti į patalpas, vykdo teisminį kratos orderį, administracinį sulaikymą ar renka įrodymus civilinei ar baudžiamajai bylai.

Nedelsdami įveskite kontroliuojamą dokumentų išsaugojimo planą

Gali būti svarbios popierinės ir elektroninės Form I-9, jų priedai ir taisymų istorija, darbo užmokesčio bei personalo įrašai, įdarbinimo dokumentai, E-Verify duomenys, laiškai, žinutės, politikos, mokymai, tiekėjų dokumentai, sutartys, vaizdo įrašai, prieigos žurnalai, grafikai ir vadovybės komunikacija.

Pagal aplinkybes reikia sustabdyti įprastą duomenų trynimą, dokumentų smulkinimą, automatinį ištrynimą, įrenginių pakeitimą, paskyrų uždarymą ar neoficialų tvarkymą. Saugojimas turi būti tikslus ir tikslinis, o ne panikos diktuojamas visų įrašų perdavimas, griaunantis įmonės veiklą.

I-9 patikrinimas reikalauja struktūruoto dokumentų pateikimo ir analizės

Nustatykite prašymo ribas, laikotarpį, padalinius, juridinius asmenis, darbuotojų grupę, susijusius įrašus, pateikimo būdą ir terminą. Patikrinkite, ar pagrįsta prašyti paaiškinimo ar termino pratęsimo. Užfiksuokite, kas buvo pateikta, ir išsaugokite tikslią kopiją.

Advokatas gali atskirti trūkstamas formas, techninius ar procedūrinius pažeidimus, esminius dokumentų tikrinimo klausimus, saugojimo terminus, bendrovių struktūrą ir užklausos ribas. Teisėti pataisymai turi būti skaidrūs, su tikra data ir padariusio asmens tapatybe, o ne sugalvoti atgaline data.

Kratos orderis ar operacija darbovietėje reikalauja tvarkos netrukdant teisėtiems veiksmams

Paskirtas vadovas turėtų susisiekti su advokatu, peržiūrėti orderį, nustatyti jame aprašytas patalpas ir daiktus, išsaugoti kopiją, kai leidžiama lydėti pareigūnus, užfiksuoti tikrintas vietas ir paimtus daiktus, naudotis tinkama procedūra teisines paslaptis saugantiems dokumentams ir užtikrinti darbuotojų bei lankytojų saugumą.

Darbuotojų negalima instruktuoti meluoti, bėgti, slėptis, naikinti įrodymus ar trukdyti. Tuo pačiu darbdavys neturi neapgalvotai išplėsti kratos ribų, savo iniciatyva pateikti neprašomų įrašų ar derinimo neturinčių paaiškinimų, nesuprasdamas teisinio įgaliojimo ir rizikos.

Koordinuokite bendravimą su darbuotojais, klientais, žiniasklaida ir institucijomis

Vienas paskirtas vadovybės atstovas turėtų derinti faktinę komunikaciją. Vadovai ir darbuotojai turi žinoti, kam nukreipti tyrėjus ar žiniasklaidos užklausas, ir vengti spėlionių, kaltinimų, pažadų, grasinimų bei neapgalvotų viešų pareiškimų.

Pagal poreikį darbdavys turi parengti tikslius pranešimus darbuotojams, klientams, tiekėjams, kreditoriams, draudikams ir visuomenei. Darbuotojams, kurių interesai skiriasi nuo įmonės interesų, gali reikėti atskiro advokato.

Vienas patikrinimas gali sukelti civilinę, baudžiamąją, darbo ir diskriminacijos riziką

Tas pats įvykis gali būti susijęs su Form I-9 baudomis, kaltinimais sąmoningai įdarbinus leidimo neturinčius asmenis, dokumentų klastojimu, melagingais pareiškimais, neteisėtu slėpimu ar prekyba žmonėmis, darbo užmokesčio taisyklėmis, darbuotojų išnaudojimu, atsakomaisiais veiksmais, diskriminacija, licencijomis, sutartimis ir verslo pertrūkiais.

Darbdavys neturi iš tam tikrų darbuotojų reikalauti daugiau dokumentų ar atskirai juos tikrinti dėl pilietybės, tautinės kilmės, akcento, išvaizdos arba numanomo imigracinio statuso. Skubotai vykdoma atitiktis gali tapti nauja diskriminacijos byla.

Pranešimas apie ketinimą skirti baudą arba kaltinamasis dokumentas reikalauja procesinės gynybos

Reikia peržiūrėti įteikimą, terminus, nurodytus pažeidimus, darbuotojų skaičių, formų versijas, saugojimo laikotarpius, taisymo istoriją, sąžiningumą patvirtinančius duomenis, įmonės dydį, pažeidimo sunkumą, darbuotojų aplinkybes, ankstesnę istoriją ir institucijos atliktus skaičiavimus.

Susitarimo, administracinio posėdžio, baudos sumažinimo ar teisminės gynybos strategija priklauso nuo pareikšto reikalavimo ir įrodymų. Neperžiūrėjus dokumentų ir procesinių pasirinkimų negalima žadėti baudos baigties.

Verslo tęstinumas ir būsimų pažeidimų prevencija turi vykti kartu su gynyba

Darbdaviui gali reikėti teisėto darbuotojų paskirstymo, mokėjimų, klientų įsipareigojimų, prieigos prie paimtų sistemų, teisėto dokumentų atkūrimo, draudiko ar kreditoriaus informavimo, licencijų, tiekėjų tęstinumo ir darbuotojų paramos plano.

Po skubaus atsako būtina nustatyti priežastis darbuotojų priėmimo, decentralizuoto įdarbinimo, saugojimo, pakartotinio tikrinimo, nuotolinio dokumentų patikrinimo, įmonių įsigijimų, rangovų, mokymų, sudėtingų klausimų sprendimo ir vadovybės kontrolės sistemose, nekenkiant gynybai ir neteisėtai nekeičiant įrodymų.

Klausimai ir atsakymai

Ar darbdavys privalo nedelsiant atiduoti ICE visus paprašytus įrašus?

Darbdavys privalo laikytis teisėtos procedūros, tačiau pirmiausia turi nustatyti dokumento teisinį pagrindą, ribas, terminą, juridinį asmenį, darbo vietas, prašomus dokumentus ir jų pateikimo tvarką. Pranešimai ir orderiai gali suteikti skirtingus įgaliojimus.

Ar gavus Notice of Inspection dar galima teisėtai taisyti Form I-9?

Taisymai po pranešimo reikalauja atidaus teisinio vertinimo. Negalima taisyti atgaline data, slėpti pataisų, sunaikinti originalų arba melagingai nurodyti, kada ir kieno buvo pakeista.

Ar vadovybė gali nurodyti darbuotojams nekalbėti su ICE tyrėjais?

Įmonė negali trukdyti tyrimui, atsakomaisiais veiksmais bausti darbuotojų, jiems grasinti arba skatinti meluoti. Ji gali valdyti bendrovės komunikaciją ir paaiškinti, kad darbuotojų interesai gali skirtis, tačiau individualūs nurodymai priklauso nuo procedūros ir faktų.

Ar kratos orderis leidžia pareigūnams apieškoti visas įmonės patalpas?

Ribos priklauso nuo orderio ir taikomos teisės. Išsaugokite kopiją, patikrinkite aprašytas patalpas bei daiktus, kreipkitės į advokatą, netrukdykite teisėtiems veiksmams ir dokumentuokite jų vykdymą, kai leidžiama.

Ar kontora gali kartu atstovauti bendrovei ir kiekvienam darbuotojui?

Ne automatiškai. Bendrovės ir darbuotojų interesai gali nesutapti; galimus konfliktus reikia patikrinti prieš nustatant atstovavimo apimtį. Savininkams, vadovams ar darbuotojams gali reikėti atskiro advokato.

Ar po ICE atvykimo atliktas vidaus auditas panaikins visas baudas?

Teisėta, advokato koordinuojama peržiūra gali padėti suprasti esamus įrašus ir atsakyti į reikalavimus, tačiau nepanaikina ankstesnių pažeidimų ir neturi virsti dokumentų keitimu, atgalinėmis datomis, atrankiniu darbuotojų vertinimu ar tyrimo trukdymu.