Darbdavių vidinė kontrolė, institucijų patikrinimai ir gynyba

Darbdavių imigracijos teisės reikalavimų laikymasis JAV

Vidaus Form I-9 patikra, oficialus Notice of Inspection, šaukimas pateikti dokumentus, civilinės baudos byla ir aktyvūs pareigūnų veiksmai darbo vietoje nėra vienas ir tas pats. Darbdavys turi nustatyti proceso stadiją, išsaugoti pirminius įrašus, valdyti komunikaciją, apsaugoti teisines paslaptis, kai teisė tai leidžia, ir pasirinkti faktiškai vykstančiam procesui tinkamą atsaką.

Aptarti darbdavio atitiktį I-9 auditas ir ICE darbo vietos gynyba

Ką apima JAV darbdavių imigracijos atitiktis?

Darbdavių imigracijos atitiktis apima teisėtą įdarbinimą, laiku ir teisingai užpildytas Form I-9, dokumentų saugojimą, tikslų taisymą, pakartotinį patikrinimą, įrašų laikymo terminus, personalo mokymus, atsakomybių paskirstymą, apsaugą nuo diskriminacijos ir atsaką į institucijų patikrinimus. Prevencinis auditas turi gerinti sistemą neklastojant datų ir neslepiant senųjų įrašų. Gavus valstybės reikalavimą reikia nedelsiant nustatyti dokumento teisinį pobūdį, terminą, prašomą medžiagą, saugojimo pareigas, bendravimo strategiją ir galimas gynybos priemones.

Šiame puslapyje

Pirmiausia nustatykite, kokioje stadijoje yra darbdavio klausimas

Savanoriška vidaus peržiūra leidžia darbdaviui įvertinti procedūras ir esamas formas prieš gaunant oficialų reikalavimą. Notice of Inspection arba subpoena sukuria teisės aktuose apibrėžtą dokumentų pateikimo pareigą ir terminą. Kaltinamasis dokumentas, pranešimas apie baudą, tyrimas arba darbo vietos operacija kelia papildomų procesinių bei teisminės gynybos klausimų.

Naudojant tą patį sąrašą kiekvienai stadijai galima sukurti naujų problemų. Teisingas atsakas prasideda nuo tikrojo dokumento, termino, institucijos, reikalavimo apimties ir dabartinio įrašų saugotojo nustatymo.

Prieš ką nors keisdami išsaugokite esamus įrašus

Darbdavys turi išsaugoti su klausimu susijusias Form I-9, darbo užmokesčio ir personalo bylas, taisykles, mokymo medžiagą, komunikaciją, audito istoriją, elektroninius failus, pranešimus ir pateikimo žurnalus. Dokumentų ištrynimas, pakeitimas ar tylus atkūrimas gali pakenkti patikimumui bei gynybai.

Taisymai turi būti tikslūs, su tikra data, priskiriami konkrečiam asmeniui ir atitikti galiojančias oficialias instrukcijas. Prieš plataus masto taisymus aktyvaus patikrinimo ar tyrimo metu reikėtų pasitarti su advokatu.

Prevencinė atitiktis yra nuolatinė verslo sistema, o ne vienkartinis formų patikrinimas

Naudinga peržiūra nustato, kas ir kada pildo kiekvieną formos dalį, kaip tikrinami dokumentai, kur saugomos bylos, kaip sekami pakartotinio tikrinimo terminai, kada pagal taisykles sunaikinami seni įrašai, kaip dirbama nuotoliniu būdu ar keliose darbo vietose ir kas priima klausimus, kuriems reikalinga aukštesnio lygmens analizė.

Mokymai ir rašytinės instrukcijos turi atitikti tikrąjį įdarbinimą, padalinių vietas, technologijas, darbuotojų kaitą, rangovus, bendrovių įsigijimus ir vadovybės struktūrą.

Darbo leidimo tikrinimas ir diskriminacijos draudimas taikomi kartu

Darbdaviai negali be teisėto pagrindo reikalauti papildomų arba tik konkrečių dokumentų, pagal pilietybę ar tautinę kilmę taikyti skirtingų taisyklių, atmesti tinkamų dokumentų ar imtis atsakomųjų veiksmų prieš savo teisėmis besinaudojančius darbuotojus.

Programa, orientuota vien į formų užpildymą, gali sukurti atskirą diskriminacijos problemą. Įdarbinimo, pakartotinio tikrinimo ir sudėtingų situacijų nagrinėjimo instrukcijos turi atsižvelgti į abi teisės sričių grupes.

Dokumentų pateikimas institucijoms turi būti suvaldytas, užregistruotas ir tikslus

Darbdavys turi patikrinti įteikimą, terminą, reikalavimo ribas, galimą pratęsimą, atsakingus įrašų saugotojus, vietas, elektroninius šaltinius, reikalaujamus sąrašus ir iš tikrųjų pateiktų dokumentų rinkinį. Pateikimo žurnale turi būti užfiksuota, kas, kada, kaip ir kam perduota.

Advokatas gali įvertinti techninius ar esminius kaltinimus, leidžiamus taisymo laikotarpius, baudų veiksnius, susitarimo galimybes, bylos nagrinėjimo teises ir poreikį darbuotojų ar kitus imigracijos klausimus atskirai atstovauti.

ICE veiksmai darbo vietoje reikalauja atsakingo vadovavimo ir veiklos tęstinumo plano

Vadovybė turi žinoti, kas priima pareigūnus, susisiekia su advokatu, peržiūri orderius ir kitus dokumentus, valdo prieigą prie ne viešų patalpų ir įrašų bei tvarko bendravimą su darbuotojais, klientais, žiniasklaida ir įmonės viduje.

Darbdavio interesai gali skirtis nuo konkretaus darbuotojo imigracijos interesų. Prieš duodant pažadus ar nurodymus reikia įvertinti profesinę paslaptį, konfliktus, darbuotojų komunikaciją, dokumentus ir galimą atskirą atstovavimą.

Klausimai ir atsakymai

Ar radus klaidą reikia nedelsiant pataisyti visas I-9 formas?

Ne automatiškai. Darbdavys turi išsaugoti originalius įrašus, nustatyti problemos pobūdį ir laikytis dabartinių taisymo taisyklių. Vykstant patikrinimui ar tyrimui prieš plačius taisymus reikalinga teisinė peržiūra. Atgalinių datų rašymas ar originalų keitimas gali sukelti papildomą riziką.

Ar darbdavio vidaus I-9 auditas yra tas pats, kas ICE patikrinimas?

Ne. Vidaus auditas yra savanoriška prevencija. ICE patikrinimas yra oficialus procesas su pranešimu, dokumentų pateikimo terminu, ribomis ir galimomis išvadomis ar sankcijomis.

Ar darbdavys gali iš kiekvieno JAV nepiliečio reikalauti žaliosios kortelės?

Ne. Darbuotojai paprastai gali pasirinkti, kuriuos leidžiamus dokumentus pateikti iš oficialių Form I-9 sąrašų. Negalima reikalauti konkretaus dokumento pagal pilietybę ar tautinę kilmę.

Ar vadovas turi kalbėti su pareigūnais, kol teisininkas dar neperžiūrėjo dokumento?

Bendrovė turi elgtis profesionaliai ir netrukdyti teisėtiems veiksmams, tačiau reikia nustatyti institucijos įgaliojimą, išsaugoti teises, paskirti kalbėti įgaliotą asmenį ir kuo greičiau pasitarti su advokatu. Konkretus atsakas priklauso nuo procedūros.

Kokią I-9 formos versiją reikėtų naudoti po 2026 m. rugpjūčio 1 d.?

USCIS nurodė naudoti 08/01/23 leidimo Form I-9, kurioje nurodyta 2027 m. gegužės 31 d. galiojimo data, nebent paskelbiamos naujos instrukcijos. Leidimo data ir viršuje atspausdinta galiojimo pabaigos data nėra tas pats.

Ar po švaraus vidaus audito galime būti tikri, kad nebus baudų?

Ne. Prevencinė peržiūra gali pagerinti tvarką ir parodyti trūkumus, bet negarantuoja valstybės sprendimo ir nepanaikina istorinių ar būsimų pažeidimų.