I-9, проверки ICE и иммиграционная защита работодателей

Сначала определите, что действительно произошло

Получатель, служба кадров или руководитель должен сохранить конверт, уведомление, повестку, электронную почту, карточку должностного лица, врученные приложения, время, имена и способ вручения. Обычный запрос, уведомление о проверке, ордер, повестка и визит на рабочее место не дают одинаковых полномочий.

Необходимо определить орган, правовую основу, запрошенный период, подразделение или площадку, формат, место производства, срок, возможность продления и запрет на изменение либо уничтожение. До этой проверки нельзя обещать сотрудникам или государству определенный ответ.

Сохраните запись и контролируйте коммуникацию

Приостановите обычное удаление относящихся к делу бумажных и электронных данных. Сохраните I-9, приложения, журналы электронных систем, исправления, копии документов, E-Verify, обучение, кадровые списки, записи найма и увольнения, повторную проверку, реорганизации, предыдущие аудиты и сообщения.

Назначьте ответственного адвоката, руководителя, кадрового представителя и специалиста по данным. Укажите, кто может общаться с государством и работниками, и запретите импровизированные интервью, массовую перепроверку документов и несанкционированные публичные заявления.

Профилактическая проверка должна исправлять систему, а не переписывать историю

Метод проверки должен быть определен до просмотра результатов: охват, период, выборка или полная проверка, правила классификации ошибок, юридическая привилегия, журнал исправлений, порядок общения с работниками и план устранения причин.

Исправления должны быть прозрачными, датированными, подписанными или иным образом прослеживаемыми и не должны скрывать первоначальную запись. Отсутствующая форма сегодня не становится своевременно заполненной в прошлом только потому, что работодатель создал новую форму.

Ответ государству должен соответствовать фактическому объему требования

Создайте контрольный список, индекс и копию представленного пакета. Отдельно решите вопросы формата, электронной выгрузки, конфиденциальности, коммерческой тайны, адвокатской тайны, личных данных и документов вне объема.

Не следует ни скрывать требуемый документ, ни добровольно передавать неограниченный архив без анализа. Каждый ответ должен быть воспроизводимым и подтверждаться сохраненной копией.

Ошибки различаются по характеру и последствиям

Технические или процедурные ошибки, существенные нарушения формы, отсутствие формы, несвоевременное заполнение, продолжение работы при знании отсутствия разрешения, практика документов и дискриминация требуют разных правовых анализов. Количество работников, добросовестность, размер бизнеса, история нарушений и серьезность могут влиять на штрафы.

Предварительное уведомление, уведомление Intent к Fine, административное обжалование, урегулирование и слушание имеют отдельные сроки. Работодатель должен проверить арифметику, классификацию каждой формы и доказательства государства.

Операция на рабочем месте требует плана безопасности и полномочий

Руководители должны знать, кому звонить, где встречать должностных лиц, как проверить судебный или административный документ, какие зоны являются публичными или частными, кто может давать согласие и как защитить безопасность без препятствования законным действиям.

Работодатель должен отделять интересы организации от индивидуальных иммиграционных интересов работников и избегать обещаний представительства, угроз, массовых увольнений, сокрытия людей или уничтожения данных.

Соблюдение I-9 включает недискриминацию

Работодатель не должен требовать дополнительные или конкретные документы на основании акцента, гражданства, национального происхождения или предполагаемого статуса; отвергать действительные документы; повторно проверять лиц, которым это не требуется; или применять внутреннюю проверку только к определенной группе без законного основания.

Форма, список приемлемых документов, политика копирования, E-Verify, повторная проверка и исправления должны применяться последовательно.

Устойчивая система должна работать после завершения проверки

Назначьте владельца процесса, письменные процедуры, обучение, календарь повторной проверки, контроль хранения, проверку электронного поставщика, журнал изменений, процедуру исключений и периодический контроль качества.

Следует согласовать юридическое наименование работодателя, FEIN, структуру подразделений, площадки, найм удаленных работников, слияния, приобретения, подрядчиков и централизованную кадровую систему.

Что подготовить для первичной оценки работодателя

До передачи полного архива фирме следует определить размер и структуру записи и использовать подтвержденный безопасный способ обмена.

• уведомление, повестка, ордер, конверт и точная хронология вручения
• число действующих и бывших работников, площадок, юридических лиц и кадровых систем
• письменные правила I-9, хранения, копирования, E-Verify и повторной проверки
• образцы бумажных и электронных форм, журналы изменений и данные поставщика
• предыдущие аудиты, исправления, государственные запросы, штрафы и обучение
• перечень лиц, имеющих доступ к документам и право говорить от имени организации