Rà soát I-9, kiểm tra của ICE và bảo vệ chủ lao động

Xác định giai đoạn trước khi sửa Form I-9

Rà soát phòng ngừa cho phép chủ lao động hiểu quy trình thực tế, nhận ra lỗi lặp lại, cải thiện thủ tục và xây dựng cách sửa đổi có kỷ luật. Nó không phải cách tạo ra một lịch sử hoàn hảo giả tạo hoặc xóa vi phạm đã xảy ra.

Khi chính phủ gửi Notice of Inspection, trát yêu cầu tài liệu, cảnh báo, giấy buộc tội hoặc yêu cầu tuân thủ khác, tư thế pháp lý thay đổi. Việc bảo toàn hồ sơ, phạm vi, thời hạn, cung cấp tài liệu, trao đổi, bảo mật luật sư, sửa đổi, vấn đề nhân viên và hoạt động kinh doanh phải được xử lý có kiểm soát.

Rà soát nội bộ phòng ngừa đối với Form I-9

Việc rà soát phải nhìn vào cả hệ thống: ai hoàn thành từng phần, tài liệu được kiểm tra thế nào, mẫu và bản sao lưu ở đâu, khi nào cần xác minh lại, cách sửa, ai trả lời câu hỏi, quy trình điện tử hoặc từ xa hoạt động ra sao và khi nào hồ sơ được hủy theo quy tắc lưu giữ.

Cần phân biệt lỗi đơn lẻ với lỗi hệ thống. Ngày tháng lặp lại, thiếu chữ ký, xác minh lại sai, sao chép tài liệu không nhất quán, yêu cầu quá nhiều giấy tờ, thiên lệch theo quốc tịch, lưu trữ phân tán hoặc sửa đổi không có dấu vết có thể phản ánh vấn đề đào tạo hoặc quy trình rộng hơn.

• Quy trình tuyển dụng và nhận việc
• Thời điểm và người chịu trách nhiệm hoàn thành mẫu
• Kiểm tra và sao chép giấy tờ
• Cách sửa và dấu vết thay đổi
• Xác minh lại và tuyển lại
• Lưu trữ, quyền truy cập, an toàn và thời gian lưu giữ
• Tính toàn vẹn của hệ thống điện tử
• Đào tạo và cơ chế chuyển vấn đề lên cấp cao hơn
• Bảo vệ chống phân biệt đối xử

Việc sửa phải minh bạch, có ngày và xác định được ai thực hiện

Không được ghi lùi ngày, che giấu người sửa, thay thế hồ sơ gốc mà không giữ dấu vết hoặc yêu cầu người lao động xác nhận thông tin họ chưa từng cung cấp. Cách sửa phụ thuộc vào mẫu, loại lỗi, hệ thống điện tử, thời điểm và việc cơ quan chính phủ đã bắt đầu hành động hay chưa.

Một sửa đổi có kỷ luật có thể làm hồ sơ chính xác hơn; sửa đổi vội vàng có thể tạo chứng cứ về thay đổi không minh bạch, ngày không nhất quán, yêu cầu giấy tờ quá mức hoặc dựng lại hồ sơ sau khi nhận thông báo.

Notice of Inspection và cung cấp tài liệu

Hãy giữ thông báo, thông tin giao nhận, phong bì, phụ lục, trao đổi, danh mục tài liệu được yêu cầu và ngày trả lời. Việc điều tra có thể bao gồm Form I-9, danh sách người lao động, hồ sơ lương, tài liệu doanh nghiệp, giấy phép, chính sách, hồ sơ công ty hoặc tài liệu khác.

Một phản hồi có kiểm soát xác định phạm vi, thu thập tài liệu mà không sửa, sắp xếp việc cung cấp, giữ dữ liệu điện tử khi cần, mô tả chính xác tài liệu thiếu hoặc tranh chấp và hạn chế giải thích không chính thức có thể bị coi là lời thừa nhận.

Phạt dân sự và phản hồi hành chính

Một cuộc kiểm tra có thể dẫn đến thông báo về lỗi kỹ thuật hoặc thực chất, nghi ngờ sử dụng lao động không được phép, cảnh báo, thương lượng, phạt dân sự hoặc tranh tụng hành chính. Phản hồi phụ thuộc vào cáo buộc, chứng cứ, lịch sử sửa đổi, thiện chí, quy mô và đặc điểm doanh nghiệp, tiền sử và luật hiện hành.

Cần phân biệt lỗi của Form I-9 với cáo buộc cố ý tuyển hoặc tiếp tục sử dụng người không được phép, gian lận giấy tờ, phân biệt đối xử, trả đũa hoặc hành vi khác vì các tiêu chuẩn và cơ quan có thể khác nhau.

Ứng phó khi ICE thực thi tại nơi làm việc

Hoạt động của ICE có thể ảnh hưởng vận hành, quản lý, nhân sự, tiền lương, an ninh, truyền thông, từng người lao động và sự liên tục của doanh nghiệp. Chủ lao động cần biết ai nhận giấy tờ chính phủ, ai trao đổi với nhân viên cơ quan, ai gọi luật sư, cách bảo toàn tài liệu và cách tiếp tục hoạt động hợp pháp và an toàn.

Lợi ích pháp lý của chủ lao động không tự động giống lợi ích di trú của từng nhân viên. Bảo mật luật sư, xung đột lợi ích, đại diện riêng, điều tra nội bộ, phát ngôn công khai, trao đổi với nhân viên và quyết định nhân sự cần được xem xét trước khi hành động.

Tuân thủ không cho phép yêu cầu giấy tờ quá mức hoặc phân biệt đối xử

Chủ lao động có thể phát sinh trách nhiệm nếu yêu cầu giấy tờ bổ sung hoặc khác loại không có căn cứ, từ chối giấy tờ hợp lệ, chỉ định người lao động phải xuất trình loại giấy tờ nào, đối xử khác nhau theo quốc tịch hoặc nguồn gốc dân tộc, hoặc trả đũa hành vi được luật bảo vệ. Hệ thống tốt phải cân bằng xác minh với nghĩa vụ chống phân biệt đối xử.

Dịch vụ liên bang cho chủ lao động trên toàn Hoa Kỳ

Form I-9 và các vấn đề tuân thủ liên quan đến lực lượng lao động phát sinh từ luật liên bang. Steel & Associates, A Professional Law Corporation có thể tư vấn cho chủ lao động được nhận ở khắp Hoa Kỳ, tùy tình tiết, cơ quan có thẩm quyền, phạm vi, xung đột lợi ích và thỏa thuận bằng văn bản. Văn phòng tại Gretna không giới hạn công việc này trong Louisiana.

Cần bảo toàn và chuẩn bị gì

Tài liệu cần thiết tùy giai đoạn, nhưng chủ lao động phải xác định được pháp nhân, nơi làm việc, lực lượng lao động, quy trình tuyển dụng, người phụ trách, hệ thống I-9, chính sách, đào tạo, rà soát trước đây, liên hệ với chính phủ, thông báo, thời hạn và hoạt động hiện tại.

• Thông báo, trát, yêu cầu, phong bì và bằng chứng giao nhận
• Form I-9 và dấu vết thay đổi điện tử
• Danh sách nhân viên, hồ sơ lương và ngày bắt đầu hoặc kết thúc việc làm
• Chính sách, đào tạo, rà soát nội bộ và hồ sơ sửa đổi
• Tài liệu công ty, giấy phép, địa điểm và thông tin quản lý được yêu cầu
• Trao đổi với cơ quan, nhà cung cấp, nhân viên và luật sư trước đây
• Tài liệu xác định những phần còn thiếu hoặc đang tranh chấp