Kontrola Form I-9 przez ICE w Milwaukee: jak pracodawca może uporządkować sprawę?

Najpierw ustal, jakie pismo przysłał urząd

Przeczytaj całe zawiadomienie, również załączniki. Sprawdź nazwę organu, datę doręczenia, termin, zakres żądanych formularzy i ewentualne dodatkowe dokumenty. Notice of Inspection (NOI) dotyczące Form I-9 jest odrębną procedurą administracyjną. Nakaz przeszukania wydany przez sąd, wezwanie do przedstawienia dokumentów i inne pisma mogą wymagać odmiennych działań.

Opublikowane materiały ICE wskazują co do zasady co najmniej trzy dni robocze na przygotowanie formularzy I-9 po doręczeniu NOI, z uwzględnieniem mających zastosowanie wyjątków. O terminie konkretnej firmy przesądzają jednak rzeczywiste pismo i obowiązujące przepisy.

Zbierz: całe zawiadomienie, załączniki, dowód doręczenia, korespondencję z urzędem oraz dokumentację wcześniejszych kontroli, jeśli takie miały miejsce.

Ustal, których pracowników obejmuje dokumentacja

Form I-9 dotyczy weryfikacji tożsamości i uprawnienia do pracy. Pracodawca powinien uporządkować formularze obecnych pracowników oraz byłych pracowników, których dokumenty nadal podlegają obowiązkowi przechowywania.

Ogólna reguła wymaga przechowywania formularza przez okres dłuższy spośród dwóch terminów: trzy lata od zatrudnienia albo rok od zakończenia zatrudnienia. Trzeba prawidłowo wyliczyć te daty i dopasować je do dokumentów płacowych.

Firmy posiadające oddziały w Milwaukee, Cudahy, Oak Creek, West Allis czy Waukesha mogą trzymać akta w różnych systemach HR, teczkach papierowych lub u zewnętrznego dostawcy. Sama rozproszona archiwizacja nie zmienia obowiązków, ale może utrudnić szybką odpowiedź.

Korekta błędu to nie przepisywanie historii

Przegląd akt może ujawnić brak daty, podpisu lub niezgodność między dokumentami zatrudnienia a formularzem. Wytyczne USCIS dopuszczają określone poprawki, które zachowują historię dokumentu, wskazują osobę dokonującą zmiany i rzeczywistą datę jej wprowadzenia. W niektórych sytuacjach przygotowuje się nowy formularz lub część formularza i dołącza wyjaśnienie.

Nie wolno antydatować podpisów, niszczyć wcześniejszych formularzy ani tworzyć pozorów, że dokument sprawdzono w terminie, w którym tego nie zrobiono. Sposób naprawienia stwierdzonego błędu należy ocenić w odniesieniu do konkretnego formularza i etapu kontroli.

Pracodawca nie powinien żądać określonego dokumentu tylko dlatego, że pracownik ma polskie nazwisko, akcent albo polski paszport. Zasady wyboru dopuszczalnych dokumentów i zakaz dyskryminacji mają zastosowanie niezależnie od pochodzenia pracownika.

Departament Sprawiedliwości USA przypomina, że to pracownik co do zasady wybiera spośród dokumentów dopuszczalnych na potrzeby Form I-9. Pracodawca nie powinien żądać konkretnej Green Card ani dodatkowych dokumentów z powodu obywatelstwa, pochodzenia czy polskiego akcentu. Zob. 8 U.S.C. § 1324b(a)(6) oraz wytyczne Immigrant and Employee Rights Section.

Form I-9, E-Verify i petycja imigracyjna to różne kwestie

Firma może prowadzić sprawę EB-3, H-1B, L-1 albo E-1/E-2. Takie postępowanie nie zastępuje obowiązków dotyczących Form I-9 przy objętym nimi zatrudnieniu. E-Verify jest odrębnym systemem, z własnymi regułami dla uczestniczących pracodawców.

Dla polskiego przedsiębiorcy z Brookfield, Waukesha czy New Berlin rozróżnienie tych procedur pomaga uniknąć sytuacji, w której prawidłowo przygotowana petycja imigracyjna idzie w parze z zaniedbaną dokumentacją zatrudnienia.

Sześć praktycznych kroków

W odpowiedzi na Notice of Inspection warto prowadzić uporządkowany wykaz wszystkich przekazywanych dokumentów, osób odpowiedzialnych i terminów. Dobrze zachowana dokumentacja pozwala wskazać rzeczywiste działania firmy oraz weryfikować kolejne pisma organu.

Kolejne etapy mogą dotyczyć stwierdzonych uchybień proceduralnych, możliwości ich poprawienia lub proponowanych kar. Każde takie pismo wymaga oceny według jego treści i obowiązujących terminów.

• Zabezpiecz pismo i oblicz termin. Ustal organ, datę doręczenia i rzeczywisty zakres żądania.
• Sporządź listę pracowników objętych kontrolą. Dopasuj daty zatrudnienia i wymagany okres przechowywania formularzy.
• Zbierz istniejące formularze. Zachowaj oryginały oraz historię zmian.
• Sprawdź błędy zgodnie z zasadami ich poprawiania. Nie ukrywaj, kiedy poprawka została faktycznie dokonana.
• Uporządkuj odpowiedź. Wyznacz osobę odpowiedzialną i zachowaj wykaz przekazanych dokumentów.
• Oceń dalsze pisma ICE. Ewentualne zawiadomienie o uchybieniach lub karze wymaga odrębnej analizy.