ESTA i podróż służbowa do USA: gdzie kończą się spotkania, a zaczyna praca?

Najpierw ustal, co dokładnie będziesz robić w USA

Polska firma może wysłać właściciela lub pracownika na spotkanie z dostawcą, negocjacje umowy dystrybucyjnej, rozmowy z partnerami czy konferencję branżową. To typowe przykłady dozwolonego krótkiego wyjazdu biznesowego. Samo określenie „podróż służbowa” nie wystarczy jednak, jeśli plan obejmuje również wykonywanie zlecenia dla klienta w USA.

Przed zakupem biletu rozpisz zadania na każdy dzień. Oddziel rozmowy, obserwację i negocjacje od montażu, napraw, zastępowania personelu czy świadczenia usług na miejscu. Istnieją wąskie wyjątki dla konkretnych czynności, ale trzeba sprawdzić dokładne warunki prawne, zamiast zakładać, że dotyczą każdej podróży na ESTA.

Spotkania, targi i negocjacje mogą mieścić się w ESTA

Według wytycznych Departamentu Stanu podróż w celach biznesowych w kategorii B-1 może obejmować konsultacje z partnerami, negocjowanie umów, określone transakcje handlowe i udział w konferencjach naukowych, zawodowych lub branżowych. Osoby, które kwalifikują się do wjazdu na ESTA, co do zasady mogą podejmować te same czynności.

Zaproszenie lub potwierdzenie udziału w targach pomaga wyjaśnić cel podróży, ale samo nie zapewnia wjazdu. Przygotuj informacje o swojej firmie, rozmówcach, terminarzu, długości pobytu i planie powrotu do Polski.

Wynagrodzenie z Polski nie daje automatycznie prawa do pracy w USA

Fakt, że pensję wypłaca polska firma, może mieć znaczenie, lecz nie rozstrzyga całej sprawy. Jeśli podczas pobytu masz wykonywać prace techniczne u amerykańskiego klienta, uzupełniać jego personel albo realizować usługę zamówioną w umowie, przed podróżą trzeba ocenić właściwą kategorię imigracyjną. Nie wystarczy sprawdzić, kto wystawia przelew.

Również praca zdalna podczas pobytu w USA wymaga ostrożnej oceny: co faktycznie robisz, na czyją rzecz, dla którego pracodawcy i w jakich okolicznościach. Laptop, krótki pobyt i zagraniczny pracodawca nie stanowią uniwersalnego wyjątku od amerykańskich zasad.

Zatwierdzona ESTA nie jest decyzją o wpuszczeniu do USA

Visa Waiver Program pozwala uprawnionym osobom ubiegać się o wjazd w celu turystycznym lub biznesowym, zwykle na maksymalnie 90 dni. ESTA jest autoryzacją podróży w tym programie. Nie jest wizą i nie gwarantuje, że funkcjonariusz CBP dopuści cię do USA.

Po wjeździe w ramach Visa Waiver Program co do zasady nie można zwyczajnie przedłużyć pobytu ani zmienić statusu na inną kategorię nieimigracyjną. Gdy nagłe zdarzenie uniemożliwia wyjazd w terminie, 8 C.F.R. § 217.3(a) przewiduje osobną, uznaniową procedurę „satisfactory departure” na okres do 30 dni. To nie jest zwykłe przedłużenie pobytu ani pozwolenie na pracę. Jeśli wyjazd obejmuje rzeczywistą pracę, regularne świadczenie usług na miejscu lub dłuższe oddelegowanie, warto ustalić odpowiednią kategorię wizową jeszcze przed podróżą.

Montaż lub serwis urządzeń: wyjątek o ściśle określonych warunkach

Departament Stanu opisuje szczególną sytuację, w której osoba przyjeżdża w celu montażu, serwisu lub naprawy urządzeń handlowych albo przemysłowych zakupionych od firmy spoza USA, ewentualnie przeszkolenia amerykańskich pracowników. Umowa sprzedaży musi wyraźnie przewidywać takie świadczenie, przyjeżdżająca osoba musi dysponować niezbędną, szczególną wiedzą, a wynagrodzenie nie może pochodzić ze źródła w USA. Wyjątek nie obejmuje samodzielnego wykonywania prac budowlanych.

Sama nazwa „konsulting” na fakturze niczego nie przesądza. Trzeba przeanalizować umowę sprzedaży, rodzaj urządzenia, obowiązki strony sprzedającej, kompetencje przyjeżdżającego pracownika i rzeczywiste czynności na miejscu. Jeśli nie mieszczą się w tym wąskim wyjątku, warto rozważyć odpowiednią kategorię uprawniającą do pracy.

Departament Stanu USA, wytyczne B-1 (9 FAM 402.2-5(E)(1))

Ułóż dokumenty tak, żeby opowiadały jedną prawdziwą historię

Zbierz szczegółowy plan podróży, zaproszenie lub zgłoszenie na konferencję, dane kontrahentów, umowy określające cel spotkań, dokumenty prowadzonej w Polsce działalności i plan powrotu. Jeśli podróż dotyczy umowy z amerykańskim klientem, oddziel etap rozmów od ewentualnego wykonywania zamówionych prac.

Przy analizie trzeba uwzględnić także wcześniejsze odmowy wizowe, przekroczenia dozwolonego pobytu i ograniczenia wjazdowe. Steel & Associates, A Professional Law Corporation ma siedzibę w Gretna w Luizjanie i pomaga osobom oraz firmom rozważającym amerykańskie rozwiązania imigracyjne zarówno w USA, jak i poza ich granicami.